INFORMATIVA IN MATERIA DI PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI IN RELAZIONE ALLE SEGNALAZIONI DI “WHISTLEBLOWING”

ai sensi degli Artt. 13 e 14 del Regolamento Europeo 2016/679 (GDPR)

 

AL SEGNALANTE

AL FACILITATORE

A PERSONE DIVERSE DAL SEGNALATO MA IMPLICATE IN QUANTO MENZIONATE NELLA SEGNALAZIONE

 

Con la presente informativa, in osservanza di quanto previsto ai sensi e per gli effetti degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE n. 2016/679, di seguito GDPR, la Basis Plant Services Srl (Società a socio unico), Via Valentini n. 14 - Prato, con sede legale in Firenze, Via Panciatichi n. 40, nella sua qualità di “Titolare del trattamento dei dati personali”, fornisce al Segnalante, in qualità di “Interessato”, le informazioni di seguito riportate.

Le informazioni sono fornite nell'ambito della procedura di “segnalazione Whistleblowing” e verranno acquisite mediante gli strumenti informatici e/o tramite le ulteriori modalità indicate nella specifica separata documentazione predisposta dalla società medesima, consultabile sul sito aziendale www.basisplant.com. Tutti i dati personali verranno trattati ai sensi della vigente normativa in materia di protezione dei dati personali, per tale intendendosi il Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (“GDPR”), il

D. Lgs. n. 196/2003 come modificato/integrato dal D. Lgs. n. 101/2018 (“Codice privacy”), nonché qualsiasi altra normativa sulla protezione dei dati personali applicabile in Italia, ivi compresi i provvedimenti del Garante (di seguito, congiuntamente al GDPR, “Disciplina Privacy”), nel pieno rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, con particolare riguardo per la riservatezza dell'identità dei soggetti coinvolti e per la sicurezza del trattamento.

1.           Oggetto del trattamento

I dati personali ed eventualmente particolari, acquisiti attraverso la compilazione del form di segnalazione di violazioni/illeciti/irregolarità di cui al D. Lgs n. 24/2023, presente entrando sulla “piattaforma Whistleflow”, accessibile dal sito web www.basisplant.com, o acquisiti con segnalazioni effettuate nelle altre modalità consentite, o successivamente acquisiti dai destinatari delle segnalazioni nell’ambito dell’attività di gestione delle stesse, sono raccolti e trattati per dare seguito alla segnalazione medesima, nel completo rispetto dei principi di liceità, correttezza e trasparenza, ai sensi dell’art. 5 del GDPR, nonché delle altre disposizioni di legge applicabili in materia.

2.           Finalità del trattamento e base giuridica del trattamento

I dati personali sono raccolti e trattati per le finalità, strettamente connesse alla gestione delle segnalazioni di condotte illecite e comunque di violazioni, all’interno del contesto lavorativo, di disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’azienda medesima.

I dati personali, quindi, sono acquisiti in quanto contenuti nella segnalazione e/o in atti e documenti alla stessa allegati e possono riferirsi alla persona che ha effettuato la segnalazione nonché a coloro che sono stati indicati come possibili responsabili delle condotte illecite oggetto di segnalazione, nonché a quei soggetti a vario titolo coinvolti nella vicenda segnalata.

La base giuridica del trattamento indicato è l’adempimento dell’obbligo legale di cui art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR, nonché l’interesse legittimo del Titolare a prevenire e reprimere atti illeciti e se del caso a tutelare i diritti e gli interessi legittimi di terzi, anche in sede giudiziaria (art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR).

La base giuridica è, altresì, rinvenibile, per ciò che riguarda il trattamento di categorie particolari di dati, nell’articolo 9, par. 2, lett. b del GDPR, in quanto il trattamento è necessario per assolvere agli obblighi ed esercitare i diritti specifici del Titolare del trattamento o dell'Interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale, nonché nell’articolo 9, par. 2 lett. g) del GDPR, in quanto il trattamento è necessario per motivi di interesse pubblico.

Infine, la base giuridica è rinvenibile anche nella disciplina introdotta dal D. Lgs n. 24/2023 ed in particolare nell’art. 13.

3.           Natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati e conseguenze di un eventuale rifiuto al conferimento

Il conferimento dei dati personali del “segnalante” è facoltativo e volontario, la segnalazione può essere resa anche in forma anonima. Il mancato conferimento dei dati identificativi e di contatto del “segnalante” non comporta, a priori, l'impossibilità per gli incaricati dal Titolare di prendere in carico la segnalazione e di procedere alla conseguente istruttoria; tuttavia, salvo il caso in cui la segnalazione venga effettuata mediante il ricorso alla “piattaforma Whistleflow” non potranno essere recapitate in alcun modo le eventuali richieste di chiarimento e/o di ulteriori dettagli che potrebbero essere utili per dare un seguito esaustivo alla segnalazione medesima.

4.           Riservatezza e tutela del segnalante

1.           Le segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse.

2.           L'identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi degli articoli 29 e 32, paragrafo 4, del GDPR e dell'articolo 2-quaterdecies del codice in materia di protezione dei dati personali di cui al D. Lgs. n. 196 del 30 giugno 2003.

3.           Nell'ambito del procedimento penale eventualmente instaurato, l'identità della persona segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall'articolo 329 del codice di procedura penale. Nell'ambito del procedimento eventualmente instaurato dinanzi alla Corte dei Conti, l'identità della persona segnalante non può essere rivelata fino alla chiusura della fase istruttoria. Tali Soggetti sono, tutti, Titolari autonomi del trattamento.

4.           Nell'ambito del procedimento disciplinare, l'identità della persona segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell'addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell'identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell'incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità.

5.           È dato avviso alla persona segnalante mediante comunicazione scritta delle ragioni della rivelazione dei dati riservati, nella ipotesi di cui al punto precedente, nonché nelle procedure di segnalazione interna ed esterna di cui al presente capo quando la rivelazione della identità della persona segnalante e delle informazioni di cui al comma 2 è indispensabile anche ai fini della difesa della persona coinvolta.

6.           L'identità delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella segnalazione è tutelata fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione, nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore della persona segnalante.

7.           La segnalazione è sottratta all'accesso previsto dagli articoli 22 e seguenti  della  legge  n. 241 del  7  agosto 1990, nonché dagli articoli 5 e seguenti del D. Lgs n. 33 del 14 marzo 2013.

8.           Ferma la previsione dei commi sopra indicati, nelle procedure di segnalazione interna la persona coinvolta può essere sentita, ovvero, su sua richiesta, è sentita, anche mediante procedimento cartolare attraverso l'acquisizione di osservazioni scritte e documenti.

5.           Riservatezza e tutela degli altri soggetti

La riservatezza del facilitatore e/o della persona coinvolta e della persona menzionata nella segnalazione verrà garantita fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione e nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore della persona segnalante.

Fa eccezione al dovere di riservatezza delle persone coinvolte o menzionate nella segnalazione, il caso in cui siano oggetto di denuncia alle Autorità giudiziarie, in quanto la normativa in esame, nel prevedere la tutela della riservatezza nei procedimenti giudiziari, fa riferimento solo all’identità del segnalante.

6.           Modalità di trattamento e tempi di conservazione

Il trattamento dei dati è eseguito attraverso procedure informatiche ad opera di soggetti appositamente formati e nominati.

I dati saranno conservati in archivi informatici per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque per un periodo non superiore a 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto di quanto previsto dall’art. 14 del D. Lgs n. 24/2023, nonché nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’art. 12 del citato decreto, salvo il caso in cui vada ad instaurarsi un procedimento disciplinare interno ovvero un contenzioso giudiziario, per il tempo necessario alla difesa ed in ogni caso per quanto ne consegue.

7.           Destinatari e comunicazione dei dati

I dati conferiti sono resi accessibili solo a soggetti formalmente nominati come Responsabili del trattamento dal Titolare (così come previsto dalla “Procedura di Gestione Segnalazioni in materia di Whistleblowing – Ex D. Lgs n. 24/2023” pubblicata sul sito www.basisplant.com) per l’espletamento delle finalità di cui al punto 2 della presente Informativa. Ai dati potrà avere accesso il soggetto esterno che garantisce il funzionamento informatico della “Piattaforma Whistleblowing”, anch’esso nominato quale Responsabile del trattamento.

Un elenco completo dei Responsabili al trattamento dei dati personali è reso disponibile dal Titolare c/o la sede di Basis Plant Services Srl.

I dati personali del segnalante potranno essere altresì comunicati a soggetti pubblici per l’adempimento di obblighi di legge o per soddisfare richieste dell’autorità giudiziaria o di pubblica sicurezza, il tutto sempre nel rispetto dei principi fondamentali in materia di protezione dei dati personali.

Qualora esigenze istruttorie richiedano necessariamente che altri soggetti all’interno di Basis Plant Services debbano essere messi a conoscenza del contenuto della segnalazione e/o dei suoi allegati, non verrà comunque rivelata l’identità del segnalante né elementi che possano, anche indirettamente, far risalire all’identità del segnalante medesimo. Tali soggetti, poiché potrebbero comunque venire a conoscenza di altri dati personali, sono tutti formalmente autorizzati al trattamento e a ciò appositamente istruiti e formati, oltre ad essere tenuti a mantenere il segreto su quanto appreso in ragione delle proprie mansioni.

8.           Trasferimento dei dati in paesi extra UE

I dati personali non saranno diffusi a terzi che abbiano sede presso Paesi extra Unione Europea. Laddove dovessero verificarsi esigenze diverse di trattamento dei dati rispetto a quanto qui espresso, il Titolare provvederà a dare le informative dedicate e se necessario a richiedere specifico consenso.

9.           Diritti dell’Interessato

L’Interessato potrà far valere i propri diritti come espressi negli artt. da 15 a 22 del GDPR 2016/679, rivolgendosi al Titolare del trattamento. In particolare, l’Interessato potrà:

a)           avere accesso ai dati personali;

b)          chiedere rettifica o cancellazione dei dati personali o limitazione del trattamento;

c)           richiedere comunicazione dei dati personali oggetto del trattamento;

d)          opporsi al trattamento;

e)          chiedere la portabilità dei dati;

f)           revocare il consenso, ove previsto (la revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basato sul consenso prima della revoca);

g)           sottoporre reclamo all’Autorità di controllo (Garante Privacy).

h)          richiedere di non essere sottoposto ad una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione.

Si precisa che le richieste formulate da ogni Interessato potranno essere oggetto di diniego nei casi previsti dalla normativa vigente. In ogni caso, il Titolare del trattamento fornirà un riscontro all’Interessato, eventualmente dando evidenza delle ragioni del diniego. Un caso che giustifica il diniego è quello in cui l’esercizio di tali diritti possa procurare un pregiudizio effettivo e concreto per lo svolgimento delle investigazioni difensive connesse alla gestione delle segnalazioni o per l’esercizio del diritto in sede giudiziaria da parte del Titolare e/o di terzi limitatamente a tale periodo di tempo.

10.        Titolare, autorizzati e responsabili

Il Titolare del trattamento, al quale l’Interessato potrà rivolgersi per far valere i diritti sopra indicati, è Basis Plant Services Srl (Società a socio unico), Via Valentini n. 14, Prato, con sede legale in Firenze, Via Panciatichi n. 40.

I citati diritti potranno essere esercitati dall’Interessato anche mediante l’invio di comunicazioni al seguente indirizzo di posta elettronica: basisplant.privacy@basisgroup.com

L’elenco degli autorizzati e responsabili del trattamento è custodito presso la sede operativa del Titolare del trattamento stesso.

 

Il Titolare

Basis Plant Services Srl